Sådan håndterer du dine ordrer i WooCommerce

Når du begynder at modtage ordrer, vil du kunne se dem i ordreoversigten. For at tilgå oversigten skal du fra kontrolpanelet i venstre side klikke på WooCommerce > Ordrer.

Du vil også modtage en mail, hver gang du modtager en ny ordre, så du hurtigt kan reagere på indkomne ordrer.

Ordrer får altid tildelt en status. Ordrestatussen fortæller dig, hvor i processen ordren er.

Nedenfor er de forskellige ordrestatusser beskrevet – hvilken status, ordren får tildelt, afhænger af forskellige faktorer, såsom om købet er blevet oprettet korrekt, eller om betalingen er gået igennem.

Dine ordrer kan have følgende statusser:

• Behandler – betaling modtaget – ordren afventer behandling
• Afventer betaling – ordre modtaget, men ikke betalt – afventer kunden
• Mislykket – betaling mislykkedes eller blev afvist (ikke betalt)
• Gennemført – ordre gennemført og udført
• På Hold – lager bliver reduceret, ordren afventer behandling
• Annulleret – annulleret af en administrator eller kunden
• Tilbagebetalt – refunderet af en administrator

Når du modtager en ordre, som er gennemført korrekt af en kunde, får den automatisk statussen ”Behandler”. Dette kan dog variere alt efter den enkelte opsætning, hvis din webshop for eksempel har aktiveret funktionen ”betaling på efterkrav”. I så fald får ordren statussen ”På Hold”.

Både ”Behandler” og “På Hold” indikerer at ordren afventer behandling for at kunne gennemføres.

De enkelte statusser er også forbundet til WooCommerces mailflow. Her modtager kunden en mail fra flowet, der er skræddersyet til den status, ordren befinder sig i.

For at behandle en ordre skal du gå til ordreoverstigen under WooCommerce > Ordrer.

I den generelle oversigt kan du få et hurtigt overblik over de ordrer, som er oprettet i systemet. Her kan du se ordrens ID, datoen for hvornår ordren er anmodet, hvilken status ordren befinder sig i samt ordrens totale værdi. Her er det også muligt at printe faktura og følgeseddel.

Du har også mulighed for at få et hurtigt overblik over den enkelte ordres information ved at klikke på øjet i visningen.

Hvis du vil administrere den enkelte ordre, skal du holde musen over ordren og venstreklikke et vilkårligt sted på den.

Når du har valgt den ordre, du vil behandle, ledes du ind til oversigten for den givne ordre. Her får du en detaljeret oversigt over alt tilknyttet ordren.

Øverst til venstre ser du de generelle informationer for ordren: hvornår den er oprettet, hvilken status den befinder sig i samt kundens fakturerings- og forsendelsesoplysninger.

Herunder disse oplysninger er der en oversigt over, hvilke vare kunden har købt.

I højre kolonne har du en række muligheder, hvor den øverste er håndtering af betaling. Denne visning varier alt efter, hvilken betalingsgateway du har tilknyttet din løsning.

Fælles for visningerne er dog, altid du kan se transaktionsstatus for ordren, og at du her kan trække pengene for ordren. Hvis en fysisk vare indgår i ordren, er det lovkrav, at varen skal være sendt af sted, før du må trække pengene fra kunden. Du kan læse mere om den lov her.

Når pengene er trukket, kan du ændre ordrestatussen til ”Gennemført”.

Nogle betalingsgateways som f.eks Pensopay kan indstilles, således at pengene automatisk trækkes, når ordren registreres som gennemført, så du ikke selv skal ind og trække pengene.

Under sektionen ”Ordre noter” kan du se en historik over ordrens forløb. Her kan du for eksempel se, hvilke statusser ordren har været igennem, og om pengene for ordren er blevet trukket. Samtidig kan du også se, hvorfor en betaling er mislykket, hvis det er tilfældet.

Dette er et rigtigt brugbart værktøj, hvis du er i tvivl du er i tvivl om, hvorfor ordren har den status, den har.